Hoe gaat Cyclomedia met mijn privacy om?

In dit privacybeleid zet Cyclomedia Technology B.V. (hierna ‘Cyclomedia’) uiteen hoe zij omgaat met de privacy van uw persoonlijke gegevens, te weten gegevens die u aan ons verstrekt of gegevens die wij mogelijk vastleggen door het maken van foto’s vanaf de openbare weg.

Verwerking van persoonsgegevens in onze fotografie vanaf de openbare weg

Cyclomedia maakt Cyclorama’s (360 graden panoramafoto’s) vanaf de openbare weg met gebruikmaking van openbare meetkundige en kadastrale gegevens. Het is toegestaan om foto’s te nemen vanaf de openbare weg. Op deze straatfoto’s worden mogelijk ook persoonsgegevens vastgelegd op grond waarvan Cyclomedia haar activiteiten onderneemt in overeenstemming met de eisen die de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’) daaraan stelt. In het beeldmateriaal dat door Cyclomedia wordt ingewonnen, worden gezichten en kentekens onherkenbaar gemaakt door ‘blurring’. De geblurde beelden worden opgeslagen in een database en via een gesloten online platform ter beschikking gesteld aan de klanten van Cyclomedia.

Doel van de gegevensverwerking en rechtmatigheid

Cyclomedia neemt foto’s vanaf de openbare weg om de omgeving in beeld te brengen en heeft een gerechtvaardigd belang om daarop mogelijk zichtbare persoonsgegevens in straatfoto’s te verwerken op grond van artikel 6.1 sub f AVG. Dit gerechtvaardigde belang bestaat onder andere uit de vrijheid van ondernemerschap zoals opgenomen in artikel 16 van het Handvest van de grondrechten van de EU en het hieruit voortvloeiende belang om haar klanten, andere belanghebbenden en de samenleving in bredere zin zo goed mogelijk te kunnen bedienen. De verwerkingsdoeleinden betreffen de registratie en verwerking van straatfoto’s in een database teneinde deze straatfoto’s – onder stringente voorwaarden – ter beschikking te stellen aan publieke en private organisaties.

Het beeldmateriaal dat door Cyclomedia wordt ingewonnen zorgt voor een beter inzicht in de buitenruimte en draagt daarmee bij aan een maatschappelijk belang om de steeds complexer wordende en snel veranderende omgeving beter te begrijpen en veranderingen te absorberen. Om te komen tot toekomstbestendige oplossingen voor actuele thema’s op het gebied van klimaatverandering (bijvoorbeeld de hoeveelheid groen in stedelijk gebied), mobiliteit (bijvoorbeeld parkeervoorzieningen voor elektrische voertuigen), leefbaarheid (bijvoorbeeld type bebouwing en groenvoorzieningen) en veiligheid (bijvoorbeeld vluchtroutes bij incidenten of evenementen) is een transparant, nauwkeurig en compleet beeld van de buitenruimte noodzakelijk. De belangen van de maatschappij als geheel zijn kortom gebaat bij de gegevensverwerking die Cyclomedia verricht.

De straatfoto’s worden door publieke en private organisaties die klant zijn bij Cyclomedia gebruikt ten behoeve van inspectie en beheer van de buitenruimte, visuele ondersteuning bij de implementatie en uitvoering van wetgeving, ontwikkeling van ruimtelijke plannen, voorbereiding van werkzaamheden in de openbare ruimte en andere (maatschappelijke) belangen. Een aantal voorbeelden van die het belang van het gebruik van de straatfoto’s door klanten van Cyclomedia illustreren:

• Gemeenten: uitoefening van publieke taken die betrekking hebben op de buitenruimte, waarbij het noodzakelijk is voor hen om een eenduidig beeld te hebben van deze buitenruimte. Dit stelt de gemeente in staat haar burgers beter te bedienen, o.a. door adequatere handhaving, verbetering in communicatie met de burger bij meldingen en een efficiënte taakuitvoering.
• Meldkamers, de politie en de brandweer: virtueel onderzoek van de omgeving, alvorens er daadwerkelijk op incidenten of calamiteiten wordt gereageerd of arrestaties worden uitgevoerd. Dit is niet alleen in het belang van de meldkamer, brandweer en politie, maar ook in het belang van omwonenden.
• Netwerkbeheerders: digitalisering van huisaansluitingen (zoals gasleidingen) waarmee de veiligheid voor bewoners bij aanleg en onderhoud van deze huisaansluitingen wordt verbeterd.
• Infrabedrijven: aanleg en het beheer van telecomnetwerken, zoals glasvezel en 5G netwerken welke een maatschappelijk belang dienen en die door visuele inspectie en analyse van de gehele buitenruimte door middel van de beelden van Cyclomedia beter kan worden voorbereid en gerealiseerd.
• Woningcorporaties: visuele inspectie van de buitenkant van woningen om een heldere indicatie te verkrijgen over de staat van het onderhoud en de leefbaarheid van de betreffende woningen, hetgeen het belang van bewoners en omwonenden dient.

Om de buitenruimte op grote schaal, zorgvuldig en in hoge kwaliteit op beeldmateriaal te kunnen vastleggen en het betreffende beeldmateriaal daarna (geblurd) in een gesloten omgeving via een database aan klanten te kunnen aanbieden, is het noodzakelijk om de (persoons)gegevens die zichtbaar zijn vanaf de openbare weg vast te leggen. Dit is nodig om een zodanig overzicht van de betreffende buitenruimte te kunnen genereren, opdat dit vergelijkbaar is met hetgeen een persoon waarneemt wanneer hij of zij dezelfde locatie fysiek zou bezoeken.

Daarnaast is de verwerking van bepaalde gegevens, die soms als persoonsgegevens kunnen worden aangemerkt (waaronder woonhuizen), noodzakelijk, gezien het doel waarvoor deze beelden worden gebruikt. Daarbij kunt u denken aan:

• gemeenten ten behoeve van o.a.:
• uitoefening van de Wet waardering onroerende zaken (Wet WOZ) en de hieraan gerelateerde belastingen en heffingen door gemeenten en andere overheidsinstanties;
• de Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG);
• afgifte en handhaving van diverse vergunningen, zoals bouwvergunningen, inritvergunningen, kapvergunningen en reclameborden; o het beoordelen van welstandsaspecten;
• het controleren van bestemmingsplannen; o het (her)ontwikkelen van gemeentelijke gebieden;
• gemeenten, provincies, waterschappen en andere bronhouders ten behoeve van de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT);
• Kadaster ten behoeve van het beheren van de TOP10NL, het digitale topografische basisbestand van het Kadaster;
• politiediensten ten behoeve van observatie en voorbereiding van arrestaties.
• woningcorporaties ten behoeve van bouw, verbouw, beheer en onderhoud van gebouwen.
• netwerkbeheerders ten behoeve van planning, realisatie, onderhoud en herstelwerkzaamheden aan huisaansluitingen.
• ingenieursbureaus ten behoeve van het in beeld brengen van de impact van een project binnen de bestaande bebouwing.

De belangen van Cyclomedia en derden, waaronder de maatschappij als geheel, wordt door Cyclomedia afgewogen tegen de belangen of de grondrechten en de fundamentele rechten van betrokkenen in relatie tot de bescherming van persoonsgegevens. Daarbij speelt een rol dat vrijwel alle gegevens die zichtbaar zijn op het beeldmateriaal, in het geheel niet of slechts als ongevoelige (persoons)gegevens kunnen worden beschouwd, die al zichtbaar zijn in de buitenruimte. Hierdoor zijn de potentiële nadelige gevolgen en risico’s voor eventuele betrokkenen minimaal.

Daarbij heeft Cyclomedia diverse waarborgen getroffen om eventuele ongewenste gevolgen voor betrokkenen zoveel mogelijk te voorkomen en te beperken. Een van deze maatregelen betreft ‘blurring’: omdat gezichten en kentekenplaten niet relevant zijn voor het doel van de verwerking, maakt Cyclomedia gebruik van een zelf ontwikkelde geavanceerde softwaretool die gezichten en kentekens in de beelden automatisch detecteert en onherkenbaar maakt.

Het beeldmateriaal van Cyclomedia is niet vrij toegankelijk. Klanten krijgen bovendien pas toegang tot het beeldmateriaal van Cyclomedia nadat de ruwe gegevens zijn geblurd door de softwaretool van Cyclomedia. Klanten krijgen verder geen toegang tot de volledige dataset, maar alleen tot de relevante geografische gebieden binnen de beelddatabase, die zij voor hun eigen doeleinden nodig hebben.

Cyclomedia is van mening dat haar belangen in combinatie met de belangen van haar klanten in beginsel zwaarder wegen dan de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer van betrokkenen, mede omdat Cyclomedia maatregelen heeft genomen om deze inbreuk te minimaliseren, zoals nog verder toegelicht onder ‘Bewaren en beveiligen’.

Bewaren en beveiligen

De straatfoto’s die Cyclomedia maakt worden bewaard om te kunnen voldoen aan de doeleinden van verwerking en haar contractuele verplichtingen met afnemers. Opslag van de database met straatfoto’s welke binnen Europese landen zijn ingewonnen, vindt plaats binnen de Europese Economische Ruimte.

In de straatfoto’s die Cyclomedia inwint, opslaat en ter beschikking stelt aan haar afnemers via een web applicatie, wordt privacygevoelige informatie, te weten gezichten van herkenbare personen en/of kentekens van auto’s, onherkenbaar gemaakt (‘geblurd’). Blurring vindt in Nederland structureel plaats op beelden die sinds mei 2016 worden ingewonnen. Cyclomedia heeft daarnaast diverse organisatorische en technische maatregelen ingericht om ervoor te zorgen dat toegang tot de gegevens door onbevoegden kan worden voorkomen, zoals:

• Opslag van het ruwe beeldmateriaal - voor de uitvoering van de blurring – in een niet-open eigen data format;
• Gescheiden verwerking van beeldmateriaal en andere gegevens;
• Opslag op strikt beveiligde servers;
• Beperking van de toegang voor individuele gebruikers via username/password;
• Informatieverstrekking aan medewerkers over hun verplichtingen met betrekking tot de rechtmatige verwerking van het beeldmateriaal en de gegevens die uit dit materiaal zijn afgeleid;
• Inrichting van een meldproces voor beveiligingsincidenten (datalekken).

Informatieverstrekking en toezicht

Wij informeren via media dat Cyclomedia opnamen gaat maken in een gemeente en waarom wij dat doen. Via de eigen website verstrekt Cyclomedia tevens informatie over lopende en geplande inwinprojecten.

Daarnaast heeft Cyclomedia een interne toezichthouder aangesteld op de verwerking van persoonsgegevens, een functionaris voor de gegevensbescherming (FG). De FG houdt binnen Cyclomedia toezicht op de toepassing en naleving van de AVG en is bereikbaar via onderstaande contactgegevens.

Uw rechten

U kunt als betrokkene bij onze foto’s (bijvoorbeeld omdat uw woning is gefotografeerd of omdat u vermoedt zelf op onze foto’s in beeld te zijn) ons verzoeken om inzage, rectificatie, wissing en beperking van de verwerking van uw gegevens. Daarnaast kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens. U kunt zich hiertoe schriftelijk tot ons wenden: per e-mail via [email protected], via de contactpagina op onze website of per post via onderstaand adres:

Cyclomedia Technology B.V. Van Voordenpark 1b 5300 CE ZALTBOMMEL

Indien u een verzoek indient tot inzage, kunnen wij u – om misbruik te voorkomen – vragen om legitimatie.

U heeft het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wij behouden ons het recht voor om ons Privacybeleid aan te passen. Wijzigingen zullen via deze website worden gepubliceerd.

Cyclomedia maakt jaarlijks opnames van de Nederlandse buitenruimte. Benieuwd naar wanneer Cyclomedia rijdt in uw gemeente? Bekijk hier de actuele planning.

Cyclomedia heeft een Functionaris Gegevensbescherming aangesteld om toezicht te houden op de toepassing en naleving van AVG. De Functionaris Gegevensbescherming is bereikbaar via de contactpagina op onze website.

Heeft u een privacy gerelateerde vraag over onze fotografieactiviteiten vanaf de openbare weg? Raadpleeg dan onze veelgestelde vragen omtrent privacy of stuur een e-mail bericht aan [email protected].